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Informativa legale

(A) LA PRESENTE INFORMATIVA

La presente Informativa è fornita da ASCONS (“ASCONS” o la “Società”), e si rivolge a soggetti esterni ad ASCONS con i quali essa interagisce, inclusi a titolo esemplificativo Candidati, Partecipanti e Fonti (singolarmente l’“Utente”). I termini definiti utilizzati nella presente Informativa sono illustrati nella Sezione (L) di seguito riportata.
Ai fini della presente Informativa, ASCONS è il Titolare del Trattamento.

(B) TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI DELL’UTENTE

Raccolta di Dati Personali: la Società può raccogliere i Dati Personali dell’Utente come il nome, indirizzo e dettagli di contatto. Esempi di fonti dalle quali ASCONS può raccogliere Dati Personali sono i seguenti:​ 

  • ASCONS può raccogliere i Dati Personali dell’Utente nel caso in cui sia lo stesso a fornirli (ad esempio, nel caso in cui l’Utente contatti la Società via e-mail o telefono, o con qualsiasi altro mezzo).
  • ASCONS può raccogliere i Dati Personali dell’Utente nel corso ordinario del rapporto con lo stesso (ad esempio, se la Società offre di mettere l’Utente in contatto con i propri Clienti può raccoglierne i Dati Personali relativi a tali opportunità, come il curriculum vitae dell’Utente).
  • ASCONS può ricevere i Dati Personali dell’Utente da altre società affiliate al network ASCONS, nella misura in cui tali membri li forniscano.
  • ASCONS può raccogliere i Dati Personali dell’Utente che lo stesso sceglie espressamente di rendere pubblici, anche tramite i social media (ad esempio può raccogliere informazioni dal(i) profilo(i) dell’Utente sui social media, nella misura in cui l’Utente abbia scelto di rendere il profilo visibile al pubblico).
  • ASCONS può ricevere i Dati Personali dell’Utente da terze parti che li forniscono (ad esempio datori di lavoro passati, referenze e forze dell’ordine).
  • ASCONS può, con l’espresso consenso preventivo dell’Utente, effettuare controlli dei backgroundpersonali, nel rispetto delle tutele previste dalla normativa vigente.

Creazione di Dati Personali: ASCONS può anche creare Dati Personali sull’Utente, come registrazioni di colloqui a cui lo stesso partecipa. Questi Dati Personali aiutano la Società a condurre le proprie attività e a gestire la forza lavoro.​​​

Dati Personali relativi a terzi forniti dall’Utente: in alcune circostanze, l’Utente potrebbe fornire Dati Personali relativi a terzi. Ad esempio, potrebbe agire come Fonte e fornire commenti su un Candidato o Partecipante. Ogni volta che l’Utente fornisce tali Dati Personali, ASCONS fa affidamento sul fatto che l’Utente si sia assicurato di avere un base giuridica valida per divulgare tali Dati Personali e che abbia rispettato la normativa vigente e i termini della presente Informativa. Se l’Utente non è in grado di fare ciò, è pregato di astenersi dal fornire i Dati Personali di terzi.​

Dati Personali Rilevanti: le categorie di Dati Personali Rilevanti dell’Utente che ASCONS può Trattare includono:​

  • Dati personali: cognome(i); nome; sesso; data di nascita/età; nazionalità; fotografia; stato civile; titolo di lavoro; datore di lavoro; dipartimento; dati su retribuzione e indennità; numero di passaporto (se applicabile); numero di visto (se applicabile); numero di permesso di lavoro (se applicabile).
  • Dati di contatto: indirizzo di residenza; indirizzo di lavoro; numero di telefono fisso personale; numero di telefono fisso aziendale; numero di telefono cellulare aziendale; numero di telefono cellulare personale; indirizzo e-mail personale; indirizzo e-mail aziendale; dati relativi al profilo sui social media.
  • Registri di impiego: date e dettagli delle posizioni attuali e precedenti ricoperte; dettagli dei datori di lavoro attuali e precedenti; date di assunzione; titoli di lavoro; luoghi di lavoro; esperienze in materia; e dettagli di eventuali problemi o incidenti disciplinari di lavoro.​
  • Dettagli su referenti: informazioni che l’Utente può fornire su eventuali referenti, inclusa la relazione che intercorre tra lo stesso e ognuno di essi e da quanto tempo si conoscono.
  • Controlli di backgroundpersonali: informazioni riscontrate a seguito di controlli di background effettuati in conformità alla normativa vigente e soggetti al previo ed espresso consenso scritto dell’Utente, comprese informazioni su precedenti assunzioni, residenza, valutazioni di merito creditizio e controlli del casellario giudiziale.
  • ​​Pareri e opinioni: le opinioni dell’Utente su Candidati o Partecipanti, se del caso

Basi giuridiche per il Trattamento dei Dati Personali: nel Trattare i Dati Personali dell’Utente in relazione alle finalità stabilite nella presente Informativa, la Società può fare affidamento su una o più delle seguenti basi giuridiche:

  • ASCONS ha ottenuto l’espresso consenso preventivo dell’Utente al Trattamento (base giuridica può essere utilizzata solo in caso di Trattamento puramente volontario – non è utilizzabile in alcun modo in caso di Trattamento necessario od obbligatorio);
  • il Trattamento è necessario in relazione a qualsiasi contratto che l’Utente possa stipulare con ASCONS;
  • il Trattamento è richiesto dalla normativa vigente;
  • il Trattamento è necessario a proteggere gli interessi fondamentali di ogni individuo.

Oppure:

  • ASCONS ha un interesse legittimo ad eseguire il Trattamento che non sia in contrasto con gli interessi, i diritti o le libertà fondamentali dell’Utente. Quando ASCONS utilizza questa base giuridica per il Trattamento, gli interessi legittimi della stessa sono i seguenti:
    • l’interesse legittimo nella gestione e svolgimento della propria attività;
    • l’interesse legittimo nella promozione della propria attività;
    • l’interesse legittimo nella fornitura di servizi ai propri Clienti.

Trattamento dei Dati Personali Sensibili dell’Utente: ASCONS cerca di non raccogliere o in altro modo Trattare i Dati Personali Sensibili dell’Utente, tranne nel caso in cui:

  • il Trattamento sia richiesto o consentito dalla normativa vigente (ad esempio per ottemperare agli obblighi della Società di resoconto sulla diversità);
  • il Trattamento sia necessario per l’individuazione o prevenzione di reati;
  • il Trattamento sia necessario per la costituzione, esercizio o tutela di diritti di legge

Oppure:

  • ASCONS ha ottenuto, ai sensi della normativa vigente, l’espresso consenso preventivo prima del Trattamento dei Dati Personali Sensibili dell’Utente (come indicato sopra, questa base giuridica può essere utilizzata solo in caso di Trattamento puramente volontario – non è utilizzabile in alcun modo in caso di Trattamento necessario od obbligatorio).

Finalità per le quali ASCONS può Trattare i Dati Personali dell’Utente: le finalità per le quali ASCONS può Trattare i Dati Personali dell’Utente, nel rispetto della normativa vigente, includono:

  • Attività di recruitmentper conto di Clienti: operazioni di recruitment; pubblicizzazione delle opportunità di lavoro presentate dai Clienti; fornitura di servizi ai Clienti; consentire ai Clienti di comprendere quali Candidati sono interessati alle loro opportunità; tenuta di registri; e svolgimento di controlli di background.
  • Consulenza:fornire servizi di consulenza ai Clienti.
  • Fornitura di servizi all’Utente: partecipazione a riunioni; telefonate; e comunicazioni di altro tipo in relazione a tali servizi.
  • Formazione: fornire all’Utente formazione e preparazione ai colloqui.
  • Newsletter e altre comunicazioni di marketing: comunicare con l’Utente con qualsiasi mezzo (anche via e-mail, telefono, SMS, social media, posta o di persona) notizie e possibili opportunità alle quali potrebbe essere interessato).
  • Comunicazioni e operazioni informatiche: gestione dei sistemi informativi di ASCONS, auditdi sicurezza informatica.
  • Salute e sicurezza: valutazione della salute e della sicurezza e tenuta dei registri; conformità con i relativi obblighi di legge.
  • Gestione finanziaria: vendite; finanza; corporate audit; e gestione dei fornitori.
  • Sondaggi: interagire con l’Utente al fine di ottenerne il parere su questioni e argomenti rilevanti.
  • Miglioramento dei servizi di ASCONS: identificazione delle criticità legate ai servizi attuali; pianificazione di miglioramenti agli stessi; creazione di nuovi servizi.

(C) DIVULGAZIONE DI DATI PERSONALI A TERZI

ASCONS potrebbe anche condividere con i propri Clienti, società collegate e inserzionisti informazioni demografiche aggregate per le finalità indicate nella presente Informativa. Pur facendo tutto il possibile per garantire che tali informazioni siano rese anonime, è possibile che vengano inclusi alcuni Dati Personali dell’Utente.

Inoltre, ASCONS può divulgare i Dati Personali dell’Utente a:

  • autorità giudiziarie e regolamentari, su richiesta o al fine di segnalare qualsiasi violazione, reale o sospetta, delle disposizioni legislative e regolamentari vigenti;
  • i nostri Clienti, ai fini della fornitura di servizi agli stessi, in conformità con le disposizioni della presente Informativa;
  • revisori, avvocati e altri consulenti esterni al network ASCONS, soggetti a obblighi contrattuali vincolanti di riservatezza;
  • soggetti terzi Responsabili del Trattamento (quali fornitori di servizi di controllo di background), con sede in qualsiasi parte del mondo, soggetti ai requisiti di seguito indicati nella presente Sezione C;
  • qualsiasi parte interessata, autorità giudiziaria e regolamentare, nella misura necessaria per la costituzione, esercizio o tutela di diritti di legge;
  • qualsiasi parte interessata ai fini di prevenzione, indagine, accertamento e perseguimento di reati o esecuzione di sanzioni penali, compresa la tutela e la prevenzione delle minacce alla pubblica sicurezza;
  • qualsiasi terzo(i) acquirente(i) rilevante(i), nel caso di vendita o trasferimento della totalità o parte della attività o degli assetdi ASCONS (anche in caso di riorganizzazione, scioglimento o liquidazione); e

Nel caso in cui la Società incarichi un terzo Responsabile del Trattamento a Trattare i Dati Personali dell’Utente, il Responsabile sarà soggetto agli obblighi contrattuali vincolanti di: (i) Trattare i Dati Personali esclusivamente in conformità con le istruzioni date preventivamente per iscritto da ASCONS e (ii) adottare misure per proteggere la riservatezza e la sicurezza dei Dati Personali.

(D) TRASFERIMENTO INTERNAZIONALE DI DATI PERSONALI

A causa della natura internazionale della attività di ASCONS, potrebbe essere necessario trasferire i Dati Personali dell’Utente a terzi, come indicato nella Sezione C di cui sopra, in relazione alle finalità indicate nella presente Informativa. Per questo motivo, ASCONS può trasferire i Dati personali dell’Utente in altri paesi che possono avere leggi e requisiti di conformità in materia di protezione dei dati diversi da quelli in vigore nel paese in cui si trova l’Utente.​

(E) SICUREZZA DEI DATI

ASCONS ha implementato adeguate misure di sicurezza tecniche e organizzative per proteggere i Dati Personali dell’Utente da distruzione accidentale o illecita, perdita, alterazione, divulgazione non autorizzata, accesso non autorizzato e altre forme di Trattamento non autorizzate o illecite, in conformità con la normativa vigente.

L’Utente è responsabile di garantire che tutti i Dati Personali siano dallo stesso inviati in modo sicuro.​

(E) SICUREZZA DEI DATI

ASCONS ha implementato adeguate misure di sicurezza tecniche e organizzative per proteggere i Dati Personali dell’Utente da distruzione accidentale o illecita, perdita, alterazione, divulgazione non autorizzata, accesso non autorizzato e altre forme di Trattamento non autorizzate o illecite, in conformità con la normativa vigente.

L’Utente è responsabile di garantire che tutti i Dati Personali siano dallo stesso inviati in modo sicuro.​

(F) ACCURATEZZA DEI DATI

I Dati Personali dell’Utente Trattati da ASCONS saranno mantenuti in modo accurato e, ove necessario, aggiornati. La Società adotta tutte le misure ragionevoli per assicurare che:​

  • i Dati Personali dell’Utente siano accurati e, ove necessario, aggiornati; e
  • nel caso in cui qualsiasi Dato Personale Trattato da ASCONS sia inesatto (in relazione alle finalità per le quali viene Trattato), questo sia cancellato o rettificato senza indugio.

(G) MINIMIZZAZIONE DEI DATI

ASCONS adotta tutte le misure adeguate a garantire che i Dati Personali Trattati siano limitati a quelli ragionevolmente richiesti in relazione alle finalità stabilite nella presente Informativa.

(H) CONSERVAZIONE DEI DATI

ASCONS conserva le copie dei Dati Personali dell’Utente in una forma che ne consenta l’identificazione solo per il tempo necessario in relazione alle finalità stabilite nella presente Informativa, a meno che la normativa applicabile non consenta o richieda un periodo di conservazione più lungo.

I criteri per determinare la durata della conservazione dei Dati Personali dell’Utente sono i seguenti: ASCONS conserva i Dati Personali per tutto il tempo in cui ha il permesso di contattare l’Utente. Se lo stesso desidera revocare tale autorizzazione, è possibile farlo utilizzando i dati di contatto indicati nella sezione K di seguito.​

(I) DIRITTI DELL'UTENTE

In base alla normativa vigente, l’Utente può essere titolare di una serie di diritti relativi al Trattamento dei Dati Personali, tra cui:​

  • il diritto di richiedere l’accesso o la copia dei Dati Personali Trattati o controllati da ASCONS;
  • il diritto di richiedere la rettifica di eventuali inesattezze nei propri Dati Personali;
  • il diritto di richiedere, per motivi legittimi:
    • la cancellazione dei propri Dati Personali Trattati o controllati da ASCONS; o
    • la limitazione del Trattamento dei propri Dati Personali Trattati o controllati da ASCONS;
  • il diritto di opporsi, per motivi legittimi, al Trattamento dei propri Dati Personali;
  • il diritto di far trasferire i propri Dati Personali ad un altro Titolare del Trattamento, nella misura in cui ciò sia possibile;
  • in caso di Trattamento dei Dati Personali sulla base del proprio consenso, il diritto di revocare tale consenso; e
  • il diritto di presentare reclami in merito al Trattamento dei propri Dati Personali a un’Autorità Competente in materia di Protezione dei Dati.

Questo non pregiudica i diritti di legge dell’Utente.

Per esercitare uno o più di questi diritti o per porre una domanda sugli stessi o su qualsiasi altra disposizione di questa Informativa o sul Trattamento dei Dati Personali, si prega di indirizzare la richiesta a: mcs-selection@pec.it

(J) OBBLIGHI DELL'UTENTE

Se, e nella misura in cui, l’Utente sia un Candidato o Partecipante, ASCONS fa affidamento sul fatto che l’Utente fornisca propri Dati Personali completi e accurati, in modo da poter fornire servizi adeguati all’Utente e ai Clienti della Società.

Se, e nella misura in cui, l’Utente sia una Fonte, ASCONS fa affidamento sul fatto che l’Utente si assicuri di essere legalmente autorizzato a divulgare alla Società i Dati Personali, come stabilito nella presente Informativa.​

(K) DETTAGLI DI CONTATTO

In caso in cui l’Utente abbia commenti, dubbi o domande in merito a qualsiasi informazione contenuta nella presente Informativa o in merito a qualsiasi altra questione relativa al Trattamento dei Dati Personali da parte di ASCONS, si prega di scrivere al seguente indirizzo mail: mcs-selection@pec.it

(L) DEFINIZIONI

  • Autorità Competente in materia di Protezione dei Dati” indica un’autorità pubblica indipendente incaricata di vigilare sul rispetto della normativa applicabile in materia di protezione dei dati.​
  • Candidato” indica un candidato, o un potenziale candidato, per una posizione presso un Cliente.
  • Cliente”indica un cliente di ASCONS.
  • Dati Personali” indica qualsiasi informazione relativa a una persona o da cui una persona è identificabile. Esempi di Dati Personali che ASCONS potrebbe Trattare sono forniti nella Sezione B sopra.
  • Dati Personali Sensibili” indica i Dati Personali che rivelano l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale, i dati relativi a reati reali o presunti, i dati relativi a procedimenti per reati reali o presunti e i numeri di identificazione nazionali
  • Fonte” indica qualsiasi persona che fornisce un parere o un’opinione sulle qualità di un Candidato o di un Partecipante, per qualsiasi scopo, compresa, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, l’idoneità di un Candidato o di un Partecipante a riprodurre un ruolo particolare.
  • Partecipante” indica un qualsiasi individuo che partecipa ad una attività che non è legata alla executive search, incluso l’assessment, le attività di coaching, le business simulations, etc.
  • Personale” indica qualsiasi attuale, passato o futuro dipendente, consulente, lavoratore temporaneo, stagista, tirocinante, altro dipendente non permanente, appaltatore, distaccato o altro personale.
  • Titolare del Trattamento”indica l’entità che decide come e perché i Dati Personali vengono Trattati. In molte giurisdizioni, il Titolare ha la responsabilità primaria di conformarsi alla normativa applicabile in materia di protezione dei dati.
  • Trattamento”, “Trattare” o “Trattato” indica qualsiasi azione intrapresa con qualsiasi Dato Personale, con o senza l’ausilio di strumenti automatizzati, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la memorizzazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o la combinazione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione